SOPAN SANTUN BERTELEPON

TELEPHONE COURTESY

Telephone courtesy adalah suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang
dilakukan dengan tata cara yang benar dan tepat (appropriate manner)

Mengapa telephone courtesy penting bagi bisnis perhotelan?

Tujuan utama sopan santun bertelepon adalah untuk memberikan kesan atau image yang
positif bagi Perusahaan/Hotel

Siapa yang harus menerapkan telephone courtesy?

Telephone courtesy wajib dilakukan oleh semua petugas yang bekerja pada
Hotel/perusahaan tersebut mulai dari level Manager sampai level terendah.

Tata Cara Bertelepon

Sebagai orang yang bekerja di lingkungan hotel anda harus menguasai dan
sekaligus menggunakan tata cara bertelepon yang baik yaitu sebagai berikut:

1.   Jawablah panggilan telepon secepat mungkin (maksimal 3 kali dering)

2.   Berilah jarak antara telepon dengan mulut kurang lebih 5 sentimeter agar suara

      anda tidak terdengar terllau keras

3.   Ucapkan salam dengan penuh perhatian dan suara yang menyenangkan.

4.   Perkenalkan identitas hotel, departemen dan nama anda dengan suara yang jelas.

5.   Menanyakan identitas tamu dan bila perlu meminta tamu untuk mengeja namanya untuk

      menghindari kesalahan pencatatan.

6.   Berbicaralah  dengan tata bahasa yang sopan dan dapat di mengerti si penelpon.

7.   Curahkan perhatian sepenuh nya kepada topik pembicaraan.

8.   Tersenyumlah pada saat anda berbicara di telepon (Smile on your voice)

 karena  senyum anda akan dapat dirasakan oleh teman bicara walaupun anda tidak bertatapan muka langsung.

9.   Jangan pernah membiarkan penelepon menunggu terlalu lama.

10. Jika penelepon meninggalkan pesan, pastikan pesannya dicatat dengan akurat dan dibacakan ulang untuk mengurangi terjadinya kesalahan.

11. Usahakan untuk selalu menyebut nama si penelepon jika anda telah mengetahuinya.

12. Jangan lupa untuk mengucapkan Terima kasih dan mengucapkan selamat berpisah.

13. Berikan kesempatan kepada penelepon untuk mengucapkan salam perpisahan dan menutup telepon terlebih dahulu.

  Agar anda dapat melakukan pembicaraan telepon dengan baik, anda harus mempersiapkan segala sesuatunya. Berikut ini adalah hal – hal yang harus ada di depan anda di saat anda sedang melakukan  pembicaraan telepon: 

1. Buku / daftar telepon, terdiri dari:

       a) Daftar nama-nama tamu berdasarkan abjad (Guest name in alphabetical list)

       b) Daftar nama dan no telepon karyawan hotel, departemen dan section

           berdasarkan abjad (Employee Alphabetical List)

       c) Informasi tentang seluruh nomor telpon di dalam hotel (In house Telephone Number)

       d) Buku petunjuk telepon terbaru (Telephone Directory)

2.Nomor Telepon Penting.

          Yang dimaksud disini adalah nomor – nomor telepon penting yang sering di butuhkan di saat-saat mendesak atau darurat. Perlu diingat bahwa nomor-nomor tersebut terkadang susah untuk dihubungi untuk itu seorang operator telepon harus mempunyai nomor alternatif yang mungkin tersedia.

Berikut ini nomor-nomor telepon  penting yang harus di hafal dan  diingat:

1. Kantor polisi
2. Biro perjalanan (Travel Agency)
3. Pemadam kebakaran
4. Bandara dan kantor penerbangan (Airport & Airlines Office)
5. Rumah sakit
6. Pelayanan Taxi (Taxi service)
7. Pertolongan pertama/ gawat darurat (Medical help/first aid)
8. Stasiun kereta (Railway station)

3. Kartu pesan telephone

  Adalah semacam kartu/formulir untuk mencatat pesan tamu yang akan
  disampaikan kepada orang yang dituju. Adapun data-data yang dicatat pada formulir
  tersebut adalah:

 a. Nama tamu yang menelepon
 b. Nama dan nomor kamar tamu yang dituju.
 c. Tanggal dan waktu dibuatnya pesan tersebut.
 d. Isi pesan nya.
e. Kategori jenis pesannya (Urgent,Please call back,Will call again, will come to see you dll)
 f. Nama petugas yang menerima pesan.

Contoh Kartu Pesan Telepon