KEBIASAAN BURUK DALAM BERTELEPON

Semua petugas operator harus menyadari bahwa salah satu tanggung jawabnya adalah

menerapkan sopan santun dalam bertelepon sesuai prosedur yang di buat hotel tersebut.

Salah satu kelemahan yang sering terjadi adalah kelalaian seorang petugas operator dan

sikap ini lambat laun akan menjadi kebiasaan buruk yang secara tidak sadar akan dilakukan

secara terus menerus.

Berikut ini adalah contoh 15 kebiasaan buruk yang sering dilakukan seorang petugas

operator.

1.Membiarkan telepon berdering terlalu lama.

2.Mengucapkan kata “Hallo” pada tamu.

3.Berbicara sambil makan.

4.Berbicara bertele-tele.

5.Tidak mengucapkan salam.

6.Tidak menyebutkan identitas.

7.Terburu-buru menutup telepon.

8.Mendominasi pembicaraan.

9.Tidak menanyakan pesan kepada penelepon.

10.Berbicara terlalu keras.

11.Meminta tamu untuk menelepon kembali.

12.Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama.

13.Tidak menyiapkan catatan dan alat tulis.

14.Meletakkan gagang telepon secara kasar.

15.Tidak mengucapkan “Terima kasih”

Jenis peralatan telepon

Hubungan telepon merupakan cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk

menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada

pihak lain. Hubungan telepon telah menjadi satu kebutuhan bagi semua pihak. Dengan

telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif.

Ada beberapa jenis peralatan telepon yang sering dipakai oleh petugas operator yaitu: 

1.Switchboard, adalah alat untuk menerima sambungan dari luar, menghubungkan

sambungan dan mengadakan sambungan ke luar. Peralatan tersebuit terdiri atas dua jenis,

yaitu:

a. Private Automatic Branch Exchange (PABX), peralatan dengan sistem tombol yang

dihubungkan langsung tanpa melalui operator, setiap orang bisa mengadakan hubungan

telepon secara langsung dari satu sambungan ke saluran yang lain, dengan memutar

nomor khusus terlebih dahulu baru nomor yang dituju.

b. Private Manual Branch Exchange (PMBX), peralatan ini menggunakan sistem colok

yang dihubungkan melalui operator, dimana seseorang yang akan menggunakan

sambungan telepon baik sambungan dari luar akan menghubungi seseorang yang tinggal di

hotel atau ingin mengadakan sambungan keluar hotel terlebih dahulu harus melalui petugas

telepon operator.

Contoh Swithcboard

2.Faksimili (Faximile), Adalah peralatan untuk mengirimkan berita tertulis secara lengkap,

sesuai dengan yang aslinya. Pengertian Faximile sendiri berarti tulisan jarak jauh atau

photo copy jarak jauh.

3.Sound System, digunakan untuk memanggil tamu yang perlu dihubungi oleh seseorang

atau oleh tamu lain. Cara melalui ini dinamakan Paging.

4.Clock Timer, alat untuk penunjuk waktu yang dipergunakan untuk membangunkan tamu

(Wake Up Call) sesuai permintaan tamu.

Standar pengejaan huruf internasional

Standar pengejaan secara internasional (Hotel Spelling

System/International Spelling Board) di buat untuk memudahkan

pengejaan huruf dan agar dapat dimengerti secara internasional

oleh seluruh negara di dunia.

Berikut ini adalah standar pengejaan yang digunakan secara

internasional:

A = Alpa                      N = November

B = Bravo/Beta           O = Oscar

C = Charlie                  P = Papa

D = Delta                     Q = Quebec / Queen

E = Echo                     R = Romeo

F = Foxtrot / Fanta     S = Siera

G = Golf                      T = Tango

H = Hotel                    U = Uniform

I = Indian                    V = Victor

J = Juliet                   W = Wiskey

K = Kilo                      X = X-ray

L = Lima                     Y = Yankie

M = Mike / mama        Z = Zulu