ISTILAH DALAM FRONT OFFICE

Dalam dunia perhotelan sering kali kita mendengar istilah – istilah yang dipakai oleh para petugas Front office dalam menjalankan tugas nya.

Berikut ini adalah beberapa istilah yang paling sering di gunakan beserta artinya:

A

Advance Deposit: Uang jaminan yang dibayarkan tamu sebelum tamu tiba di hotel.

American Breakfast: Menu makan pagi yang berisi biasanya Roti, Sosis, telur dan Jus

Ala Carte: Cara penyajian makanan satu per satu di suatu meja, di mana setiap jenis makanan di dalam menu disajikan secara terpisah.

Arrival: Kedatangan tamu di hotel

Avarage room rate: Rata – rata harga kamar yang dijual

B

Banguet: Cara penataan suatu meja berserta makanan dan dekorasinya untuk sebuah acara khusus

Boutique Hotel: jenis hotel kecil namun mewah. Hotel ini biasanya digunakan untuk orang-orang beduit yang menginginkan privasi dan kenyamanan.

Budget Hotel: ini merupakan kebalikan dari Boutique Hotel, yang hanya menyediakan kamar dalam jumlah sedikit dan  dengan fasilitas yang sederhana.

Buffet: penyajian makanan secara prasmanan, di mana kita bisa mengambil jenis makanan yang kita mau sendiri pada meja yang telah disediakan.

Bungalow / Villa: Bangunan rumah yang disewakan yang letaknya berada jauh dari pusat keramaian.

C

Check In: Kedatangan tamu untuk menginap di hotel

Check out: Keberangkatan tamu setelah menginap di hotel

Check In time: Waktu tamu pertama kali masuk hotel. Meskipun setiap hotel berbeda-beda, tapi biasanya sekitar jam 12 Siang.

Check Out Time: Batas waktu tamu hotel untuk meninggalkan hotel. Biasanya sekitar jam 12 siang. Jika lebih dari waktu yang ditentukan tamu akan dikenakan biaya tambahan lagi.

Cocktail Lounge: Tempat yang disediakan hotel (Biasanya di area lobby) untuk menikmati minuman dengan suasana tenang.

Coffee Shop: Tempat untuk makan dan minum bagi tamu hotel dengan suasana informal.

Collect call: Smnbungan telpon yang biayanya dibebankan kepada si penerima telpon.

Concierge: salah satu fasilitas yang disediakan hotel untuk menangani barang bawaan tamu serta surat menyurat

Confirmation: Konfirmasi / persetujuan, biasa digunakan pada bagian pemesanan kamar di hotel

Confirmed Booking: konfirmasi tertulis dari pihak hotel bahwa pemesanan kita disetujui.

Corparate Rate / Company rate: Tarif khusus untuk para tamu dari perusahaan (yang sudah ada kontrak kesepakatan) yang sudah biasa menginap.

Cottage/Villa: Penginapan yang umumnya terletak di daerah yang masih asri seperti puncak.

D

Daily worker: Pekerja hotel yang dibayar harian biasanya di butuhkan di saat hotel sedang penuh.

Deposit: Uang jaminan yang dikenakan pada saat akan menginap

Departure: Keberangkatan

Deluxe Room: Salah satu jenis kamar di atas kelas standar. Yang membedakan keduanya adalah ukuran kamar dan fasilitasnya.

Double Room: Kamar untuk 2 orang yang memiliki ukuran kasur yang besar.

Duty manager: Petugas Front office yang bertugas mewakili management hotel di saat mereka sudah tidak berada di tempat/pulang

E

Early Check in: Tamu yang datang lebih cepat dari waktu menginap normal (Jam 12 siang) atau datang lebih cepat dari tanggal kedatangan yang sudah disepakati.

Early Check out: Tamu yang meninggalkan hotel lebih cepat dari tanggal check out yang sudah disepakati.

English Breakfast: Sarapan pagi ala Inggris. Adapun makanan yang disajikan berupa sereal, telur, roti bakar, teh, manisan, atau kopi.

Evening shift: Jam kerja di sore hari dimulai dari jam 15.00 sore hingga jam 23.00 malam

Expected Arival List: Daftar tamu yang diharapkan datang dan menginap di hotel

Expected departure list: Daftar tamu yang diaharapkan meninggalkan hotel

Extra Bed: Kasur tambahan, jika jumlah tamu melebihi kapasitas kasur yang telah disediakan.

F

Food and beverage: sebuah departemen di hotel yang menangani makanan dan minuman yang disajikan tamu tamu hotel.

Front Desk / Front office: sebuah departemen yang berinteraksi (Menerima telpon, menerima pemesanan kamar, mendaftarkan tamu, menyambut tamu, menangani barang bawaan tamu) secara langsung kepada tamu untuk pertama kali

Front desk Assistant / Front desk agent: salahsatu petugas front office yang bertugas menerima pendaftaran tamu datang serta tamu meninggalkan hotel

Front liner: Bagian dari hotel yang bertugas di depan atau yang bertemu secara langsung dengan tamu

G

Guarantee letter: Surat jaminan yang dikeluarkan sebuah perusahaan sebagai pembayaran tamu perusahaan

Guesthouse: Bangunan rumah yang disewakan untuk wisatawan dengan tarif di bawah harga hotel. Di Indonesia jenis hotel kecil seperti ini biasa disebut wisma atau mess.

Guest in house list: Daftar tamu yang sudah menginap di hotel

Group Rate: Tarif khusus bagi tamu rombongan.

Golf Case / Golf bag: Barang bawaan tamu yang dipergunakan untuk membawa peralatan Golf

H

Homestay: Rumah penduduk yang disediakan untuk para wisatawan yang ingin menginap.

High Season: Periode di mana permintaan kamar meningkat sehingga tarif mahal, seperti hari libur.

Hostel: Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya disukai untuk kalangan backpacker.

Housekeeping: Petugas hotel yang menjaga kebersihan area hotel dan pengelolaan kamar.              

I

Incognito : Status tamu yang menginap tapi minta di rahasiakan atau dianggap tidak pernah menginap di hotel sesuai permintaan tamu.

Individual guest: Tamu yang datang sendiri untuk menginap tanpa perantara

International Direct Dial: Sambungan langsung antar negara.

L

Late Check in: Tamu yang datang menginap di malam hari.

Late Check Out: Batas waktu yang diberikan oleh hotel atas permintaan tamu. Biasanya diberikan untuk tamu rombongan.

Local call: Sambungan telpon dalam satu kota

Log book: Buku komunikasi antar shift kerja yang berisi informasi yang harus diselesaikan oleh shift lain

Long distance call: sambungan telpon jarak jauh antar propinsi / kota dalam satu negara

Low Season: Periode di mana permintaan kamar menurun sehingga tarif standar/murah, seperti hari masuk sekolah.

M

Morning shift: Jam kerja di pagi hari dimulai jam 07.00 hingga jam 15.00 sore

Middle shift: Jam kerja diantara pagi dan sore dimulai dari jam 12.00 siang hingga jam 20.00 malam

Manager on Duty: Manager yang bertugas di weekend atau hari libur

N

Night Auditor: Petugas yang bekerja di malam hari untuk menghitung semua transaksi yang terjadi setiap harinya.

Night shift: Jam kerja malam hari dimulai jam 23.00 malam – jam 07.00 pagi

Non smoking room: Kamar yang disediakan untuk tamu yang tidak merokok

No show: Tamu yang sudah melakukan pemesanan kamar tapi tidak datang tanpa kabar

O

Occupancy: Tingkat huni kamar yang dihitung perhari

Occupied room: Kondisi kamar yang sudah terisi

Occupied clean: kondisi kamar yang terisi dalam keadaan bersih

Occupied dirty: kondisi kamar terisi dalam keadaan kotor

Order taker: petugas yang menerima pesanan tamu (Housekeeping, Room service)

Out of order: kondisi kamar yang rusak dan tidak bisa di jual dalam jangka waktu lama.

Out of service: kondisi kamar yang rusak tapi bisa cepat diperbaiki

P

Postponed: status tamu yang sudah memesan kamar tapi minta diundur tanggal kedatangan nya

Porter: petugas front office yang bertugas menangani barang bawaan tamu

Public relation: Suatu departemen yang menangani hubungan hotel dengan tamu consumen masyarakat luar

R

Reception: Bagian dari front office yang bertugas menerima tamu menginap,  dan memberikan informasi

Reservation: Pemesanan kamar hotel sebelum tamu menginap, baik melalui telepon maupun internet.

Room availability: Ketersediaan kamar

Room charge: Pembebanan harga kamar             

Room change: Perpindahan kamar

Room rate:Harga kamar yang dijual untuk umum             

Room status: kondisi keadaan kamar

S

Shift: Jam kerja di hotel

Standard Room: Kamar dengan fasilitas standar yang diberikan oleh hotel. Biasanya tanpa makan atau diskon.

Suite Room: Kamar dengan fasilitas lounge area.

Safe Deposit box: Fasilitas yang diberikan hotel untuk menyimpan barang-barang berharga milik tamu.tersedia di kamar

T

Twin Room: Kamar yang berisi dua kasur yang terpisah.

U

Uniformed section: Seksi yang menangani barang bawaan tamu (Bellboy,porter)

V

Vacant room: Status kamar tamu yang kosong / belum terisi tamu

Vacant clean:Status kamar tamu yang kosong dalam kondisi bersih

Vacant dirty: Status kamar tamu yang kosong dalam kondisi kotor (Habis di isi tamu)

VIP guest: Tamu yang sangat penting / berpengaruh bagi hotel

W

Walk – in guest : Istilah buat tamu yang check – in tanpa melakukan pemesanan kamar terlebih dahulu